Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Внедрение автоматизации в работу компании может оказаться существенным прорывом в оптимизации ее бизнес-процессов. Автоматизация ввода документов в корпоративную систему ускоряет работу сотрудников и помогает снизить процент ошибок. Один из путей оптимизации процессов заключается в использовании универсальной платформы для документооборота. Кроме распознавания документов, она способна классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность, а также заносить их в корпоративные информационные системы.

Программы с функцией автообучения могут значительно снизить затраты на внедрение и обслуживание. Эта функция позволяет автономно формировать ответы на письма для пользователей или направлять заявки компетентному сотруднику. Оптимизация бизнес-процессов возможна не только с использованием «классических» документов, но и с использованием документов из любых источников, таких как облачные хранилища, сетевые директории,сканеры, электронные письма и фотографии.

Существуют решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему. Также стоит выбирать программы только у проверенных компаний, имеющих опыт работы и успешные решения в данной области.

ABBYY предлагает интеллектуальные решения, которые существенно облегчат рутинную работу компании и помогут оптимизировать ее бизнес-процессы. Любая компания, будь то малый бизнес или крупная корпорация, ежедневно сталкивается с потоком десятков, а иногда и сотен различных документов. Обработка и классификация этих документов становится одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте. Универсальные программные решения быстро и безошибочно помогут решить эту проблему.

Как классифицировать документы: основные принципы

Классификацию документов в делопроизводстве можно осуществлять по различным принципам, например, по времени создания, по месту издания или по уровню секретности. Однако в организациях наиболее популярны два принципа: классификация по сфере использования документа и классификация по содержанию.

Классификация по сфере использования предполагает разделение всех документов на несколько подгрупп, включая:

• организационно-правовые документы (например, договоры, уставы, должностные инструкции);
• распорядительные документы (приказы, решения и т. д.);
• учетно-расчетные документы (счета-фактуры, накладные, платежные поручения и другие);
• информационно-справочные документы (служебные записки, справки, письма и т. д.);
• нормативные документы (правила, стандарты и др.);
• коммерческие договоры.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, возможна только после прочтения документа. Например, чтобы определить, что перед вами договор, а не его приложение, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

Важно понимать, что каждый документ может быть классифицирован одновременно по типу и по содержанию. Для обработки документов ответственным сотрудникам необходимо определить тип документа, перевести его в электронный формат, ввести в систему и отправить в соответствующее подразделение. Ошибки при ручной обработке документов могут приводить к искажению данных и недопустимы, если компания стремится занять лидирующие позиции на рынке.

Также клиентские запросы и электронные письма необходимо обрабатывать быстро и точно, иначе компания может потерять доверие клиентов. Многие клиенты ожидают ответа не более, чем через полчаса после отправки запроса, а некоторые считают, что компания обязана отвечать даже в выходные и ночное время. Несвоевременные ответы на запросы могут сильно снизить уровень доверия к компании.

Для упрощения процесса классификации и обработки документов сотрудники компаний могут использовать решения ABBYY.

ABBYY предоставляет решения для оптимизации бизнес-процессов в различных отраслях. Их продукты подходят как для улучшения делопроизводства, так и для работы с клиентами в банковской сфере, энергетике, нефтегазовой и других отраслях. Наиболее полезными для этой цели являются технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR и уникальная технология анализа и понимания текстов на естественных языках — ABBYY Compreno.

С помощью технологии ABBYY OCR можно точно конвертировать бумажные документы, их сканы, фото и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие. ABBYY Compreno способна производить полный семантико-синтаксический анализ текстов, анализируя события и связи, что позволяет значительно повысить качество и полноту информации для компании.

ABBYY FlexiCapture Engine предназначено для классификации любых документов, используя оптическое распознавание символов, меток и интеллектуальную обработку печатных документов. Для классификации структурированных документов используются созданные заранее шаблоны, а для неструктурированных — гибкие описания. ABBYY Smart Classifier SDK - это решение на базе технологии ABBYY Compreno, позволяющее решать задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания.

Интеллектуальные решения ABBYY позволяют избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации, а также повысить качество обслуживания клиентов и оптимизировать затраты на обработку документов. В зависимости от потребностей заказчика, он может выбрать продукт, который оптимально подходит именно ему.

Фото: freepik.com