Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-листы являются простым и удобным инструментом контроля сложных рабочих процессов, которые нередко требуют выполнения множества операций.

Современные производственные предприятия функционируют в условиях постоянной многозадачности. Руководителям сложно качественно и своевременно следить за выполнением всех операций, соблюдением политики компании и правил безопасности. В таких условиях использование чек-листов становится неотъемлемой частью процесса оптимизации. Они позволяют сэкономить время сотрудников и увеличить эффективность труда, а также обезопасить рабочую среду.

Ниже мы расскажем, как правильно составить чек-лист, как его использовать и какие способы автоматизации контроля существуют.

Что такое чек-лист и зачем он нужен на предприятии? В наше время этот термин уже стал общеизвестным, но не все знают, какие преимущества он может дать в работе. В этой статье мы разберемся, что представляет собой чек-лист и какие задачи он помогает решить.

Чек-лист – это контрольный список, который включает перечень пунктов, которые необходимо выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. В основе этой системы лежит идея последовательности – каждый этап состоит из определенных действий, которые нужно выполнять в определенном порядке, чтобы добиться желаемого эффекта. Чек-листы используются не только в производственной сфере, но и в повседневной жизни, например, для составления списка покупок.

На производстве чек-листы оказывают значительную помощь. Производственная сфера – это область, где каждая мелочь влияет на конечный результат. Даже незначительные нарушения технологии могут привести к браку, а несоблюдение техники безопасности может стоить кому-то здоровья или жизни. В таких условиях необходима постоянная и полная сосредоточенность, но держать все задачи в голове невозможно, особенно когда их много и они одновременны.

Чек-листы приходят на помощь в таких ситуациях. Они позволяют не упустить ни одной важной мелочи, повысить качество выполнения работ, избегать повторяющихся ошибок, улучшать дисциплину на предприятии, быстро внедрять любые нововведения, экономить рабочее время и освободить ресурсы для решения важных задач.

Преимущества использования чек-листов очевидны. Сотрудники работают по списку, что позволяет им не забывать и не запутываться даже в самых сложных процессах. Чек-листы определяют четкие критерии оптимального результата по каждому пункту, что позволяет повысить качество выполнения работ. Постоянное использование чек-листов позволяет руководителям видеть часто допускаемые ошибки и исключить их в будущем. Экономия времени и ресурсов – один из основных плюсов чек-листов. Система контрольных списков освобождает руководителей от постоянного контроля и планирования, что позволяет им сосредоточить внимание на более важных задачах.

Чек-листы на производстве могут использоваться в качестве плана действий или документа для проверки и отчета. Таким образом, они помогают организовать работу и контролировать ее выполнение. Сфера применения чек-листов на производстве очень широка – их можно использовать во всех процессах, которые можно упорядочить и стандартизировать.

Использование чек-листов довольно просто. Руководитель назначает исполнителя, передает ему список задач и проверяет готовность в установленные сроки. Если есть замечания, чек-лист возвращается на доработку. Если все выполнено правильно, руководитель подтверждает результаты в системе учета.

Таким образом, использование чек-листов на производстве имеет множество преимуществ, в том числе экономию времени и ресурсов, повышение качества работ и улучшение дисциплины на предприятии. Система контрольного списка может быть использована во всех процессах, которые можно упорядочить и стандартизировать – и поможет достичь желаемых результатов.

Разработка чек-листа является обязанностью руководителей подразделений и уполномоченных лиц, ответственных за рабочие процессы на производстве. Чек-листы также контролируют выполнение пунктов списка. Составление этого инструмента контроля на трудоемкое и сложное занятие. Однако, если следовать правилам и алгоритму, можно создать действительно эффективный чек-лист. При этом, нередко руководители допускают ошибки, которые вместо решения проблем создают их.

Алгоритм, который нужно использовать при написании чек-листа, включает в себя несколько этапов:

1. Разделение задач на этапы. Это поможет создать каркас списка. Например, руководитель департамента охраны труда и техники безопасности может разделить контрольный список на такие разделы, как "Обучение персонала", "Хранение материалов", "Рабочие процессы", "Пожарная безопасность", "Электробезопасность" и т.д.
2. Детализация каждого раздела. Его можно разбить на отдельные подразделы. Например, в разделе "Электробезопасность" могут быть такие подразделы, как "Все электроприборы заземлены", "Электрооборудование регулярно проверяется", "Для работы с электроинструментом допускается только персонал с соответствующей группой электробезопасности", "Сотрудники снабжены электрозащитными средствами", и т.д.
3. Предвидение ошибок, которые могут быть допущены исполнителями на каждом этапе, и ввод соответствующих напоминаний в список.
4. Протестирование списка на практике.
5. Необходимость внести исправления и дополнения, если таковые требуются.

Во время создания чек-листа следует учитывать несколько простых советов:

• Не создавайте слишком длинные списки. В идеале в списке должно быть не больше 20 пунктов, а лучше всего шесть - восемь. Если задача слишком объемная, ее следует разбить на несколько этапов, и для каждого сделать свой чек-лист.
• Применяйте принцип группировки. Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса.
• Используйте четкие и простые формулировки.
• Если возможно, применяйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии.
• Оставляйте место для правок, если вдруг потребуется внести изменения и дополнения.

Простейший чек-лист выглядит как перечень пунктов с окном для отметки о результате напротив каждого из них. При необходимости в контрольный список включают дополнительные колонки (чекбоксы), например дедлайн, время выполнения задачи сотрудником.

Чек-листы на производстве используются повсеместно. Однако, для упрощения и ускорения работы самих чек-листов, лучше всего использовать специальные приложения-конструкторы, которые помогут автоматизировать этот процесс с помощью мобильных устройств.

Фото: freepik.com